Прикладные вопросы

Ваше мнение

Что для Вас значит "управление проектами"?
 

Разместить рекламу на сайте

Поняття проекту та управління проектами (2010)
24.03.2012 13:36

Управління будь-якого господарюючого суб'єкту (підприємства, організації, фірми) через проекти здійснюється в багатьох країнах світу і такий підхід уже довів свою здатність істотно підвищувати ефективність управлінських рішень.

Вітчизняна практика проектування зазвичай відносила до проектів науково-дослідну, проектно-конструкторську та архітектурно-будівельну діяльність, оскільки під проектом розумілася сукупність документів, розрахунків, креслень, необхідних для створення будь-яких виробів чи споруд. Сучасне тлумачення проекту виходить за вищевказані межі та в широкому розумінні включає всі види діяльності.

Наприклад, діяльність, якою можна управляти, як проектом, — це проведення телевізійного шоу, організація молодіжного фестивалю, видання журналу, запровадження дистанційного навчання у конкретному ВИЗ, створення соціальної служби для безпритульних, зміна іміджу політичного діяча, будівництво супермаркету тощо.

Слово «проект» походить від латинського слова «projectum», яке утворилося із слів «pro» и «jacere» і означає «закинутий уперед». У спеціальній літературі різноманітність визначень поняття «проект» (project) пояснюється передусім різними методологічними підходами. Наведемо кілька з них.

 

Проект це:

будь-що, що планується чи замислюється, велике починання,

- обмежена за часом і витратами система операцій (робіт), спрямована на досягнення низки обумовлених результатів/продуктів (задум необхідний для досягнення цілей проекту) нарівні вимог і стандартів якості (Основи професійних знань і система оцінки компетентності проектних менеджерів);

- певне підприємство з початково встановленими цілями, досягнення яких означає завершення проекту (Зведення знань з управління проектами);

- окреме підприємство з конкретними цілями, які часто включають вимоги до часу, вартості та якості результатів, що досягаються (Англійська асоціація проект-менеджерів);

- певне завдання з визначеними вихідними даними й встановленими результатами (цілями), що обумовлюють спосіб його вирішення (Тлумачний словник з управління проектами).

 

Найважливішими складовими тлумачення проекту є чітка орієнтація на результативність заходів, необхідність їх досягнення у визначений проміжок часу в умовах обмеженості ресурсного забезпечення.

Багато будівельних, інжинірингових, консалтингових організацій є проектно-орієнтованими по своїй суті: їхня діяльність полягає у виконанні проектів в інтересах замовників. Але навіть на підприємстві, що не є проектно-орієнтованим, існує безліч інших видів діяльності всередині організації або у зовнішньому оточенні, якими можна управляти, як проектами:

-  просування нового продукту;

-  відкриття нового виробництва;

-  діяльність по оновленню основних фондів;

-  впровадження нових систем і технологій;

-  проведення маркетингової кампанії;

-  розширення сфер бізнесу;

-  цілеспрямовані зміни ринку.

Проекти зазвичай спрямовані на реалізацію змін.

Проектне управління діяльністю по розвитку дозволяє акцентувати увагу на результаті й управляти саме його досягненням (рис. 1.1), не дозволяючи перетворити розвиток в «процес заради процесу», що може принести чималу винагороду організації.

 

Рис. 1.1. Розвиток проекту від ідеї до завершення

 

В управлінні проектами необхідно розрізняти поняття «проект», «план», «програма», які іноді неправомірно ототожнюють.

 

План (plan) це фіксація системи цілей, задач і засобів, які передбачають спрямовану зміну ситуації при передбаченому стані середовища.

Програма (programme)  це сукупність взаємопов'язаних проектів (які виконувались у минулому, тих, які виконуються сьогодні та запланованих), а також комплекс організаційних змін, об'єднаних загальними цілями і спрямованих на досягнення конкретної комерційної вигоди.

Програма — це ряд пов'язаних один з одним проектів, управління якими координується для досягнення переваг і ступеня керованості, що робиться неможливим при управлінні ними окремо. Виконання окремого проекту в складі програми може не давати відчутного результату (доходу), у той час як здійснення всієї програми забезпечує максимальну ефективність (прибуток).

Розрізняють три категорії програм.

1)  стратегічні програми групи проектів, які виникли в результаті змін стратегічних цілей компанії й покликані здійснити ці зміни;

Наприклад, реорганізація, диверсифікованість бізнесу, злиття або поглинання.

2)  програми, пов'язані з бізнес-циклом;

Наприклад, розробка зведеного бюджету програма, окремими проектами якої є розробка зведеного бюджету на певний період.

3)  одноцільові програми.

Наприклад, створення нового літака, запровадження дистанційної освіти у вітчизняних ВНЗ.

Часто програму розглядають як один великий проект (multi-project або macroproject). Але, на відміну від проекту, програма не обов'язково повинна мати дату завершення.

Якщо в материнській організації, де реалізуються проекти, розвиток відбувається за декількома напрямами одночасно шляхом виконання декількох проектів, то вони, з метою контролю, координації і оптимізації об'єднуються у портфель. Організація може одночасно здійснювати роботу за декількома портфелями.

Портфель проектів (portfolio projects) — множина проектів, програм та інших робіт, які виконуються у даний час і об'єднані разом з метою ефективного управління для досягнення стратегічних цілей організації.

Портфель проектів сукупність як пов'язаних, так і не пов'язаних проектів, тобто сукупність всіх проектів компанії, які реалізуються на даний час.

Наприклад. Організація може виділити свої капітальні проекти в окремий портфель для підвищення ефективності капітальних вкладень. Проекти внутрішнього розвитку, такі як проекти розробки нових продуктів і послуг або проекти вдосконалення виробництва, істотно відрізняються від бізнес-проектів, що виконуються за контрактом заради отримання прибутку. Ці групи проектів організація може об'єднати в портфель проектів розвитку й портфель бізнес-проектів, які можуть мати специфіку в способах оцінки проектів і процедурах управління проектами. Всі проекти організації об'єднуються у великий портфель, основним призначенням якого є забезпечення стратегічних цілей організації й координація проектної діяльності з постійною діяльністю організації.

Стратегічний портфель — збалансована сукупність проектів, які динамічно змінюються та спрямовані на реалізацію стратегічних цілей компанії. Стратегічний портфель організації являє собою набір діючих програм, проектів, підлеглих портфелів та інших робіт компанії в певний момент часу (рис. 1.2). Послідовність проектів називається ланцюжком проектів, який не є портфелем, але цілком може бути програмою.

Що стосується таких трьох підходів в управлінні проектами, як управління мультипроектом (тобто проектом, який складається з багатьох проектів), програмами й портфелем проектів, то їх не можна розглядати незалежно один від одного, оскільки між ними існує дуже багато перетинів і взаємозв'язків.

 

Рис. 1.2. Структура стратегічного портфелю організації

 

Програма є групою проектів, які взаємозалежні один від одного і мають на меті одержання одного результату.

Наприклад. У некомерційної організації може бути річна програма, що буде поєднувати велику кількість проектів, спрямованих на збір коштів. Управління цими проектами нарівні програми націлене на те, щоб вони не вступали в конфлікт один з одним.

Мультипроект передбачає перерозподіл ресурсів між проектами і координацію руху ресурсів між ними. Що стосується управління портфелем проектів організації, то тут найчастіше зосереджуються на стратегічному розвитку організації. Основна відмінність управління портфелем проектів від мультипроекту й управління програмою полягає в тому, наскільки та або інша комбінація проектів відповідає загальним принципам стратегічного розвитку компанії.

Отже, між поняттями програми і портфеля проектів є значні розходження щодо цілі, оскільки всі проекти програми підлеглі стратегічним цілям, у той час як портфель може складатися з різних проектів з різними цілями, але які, зазвичай, мають загальні обмеження по ресурсах. Характерні особливості проекту, програми і портфелю показані в табл. 1.1.

 

Таблиця 1.1 Основні характеристики проекту, програми і портфелю

 

Проект

Програма

Портфель

Ціль

Проект повинен виробити готовий до постачання продукт

Програма повинна досягти стратегічних змін

Портфель повинен координувати, оптимізувати і коригувати стратегію

Бачення і стратегія

взаємозв'язані через робочу оболонку проекту

реалізуються програмою

регулюються стратегією і знаходяться під її моніторингом

Комерційна вигода

майже абсолютно виключена з проекту

майже повністю включена в програму

майже абсолютно виключена з портфеля

Організаційні зміни

часто виключені з проекту

зазвичай включені в програму

виключені з портфеля

Час, витрати

визначені в бізнес-плані й реалізовані в проекті

орієнтовно окреслені в стратегії; розбиті на окремі проекти

засновані на пріоритетах і стратегічних цілях портфеля

 

Компаніям, які реалізують багато різних проектів, слід об'єднувати їх у портфелі або програми для ефективнішого розподілу ресурсів, зниження ризику, досягнення середньострокових і довгострокових цілей компанії. Для цього необхідно вибрати відповідні механізми, які дозволять вирішувати поточні завдання управління портфелем:

-  комплексно оцінювати проекти;

-  оцінювати ризик портфелю;

-  розставляти пріоритети між проектами;

-  розподіляти ресурси;

-  досягати збалансованості розвитку компанії;

-  ухвалювати рішення щодо припинення, продовження й початку проекту.

Аналізуючи роботу будь-якої організації, практично завжди можна виділити два основних види діяльності, які існують паралельно:

1)  поточні, повторювані процеси (операції);

2)  проекти.

Діяльність на підприємстві та в проекті значною мірою відрізняються між собою, як це показано в табл. 1.2.

 

Таблиця 1.2 Різниця у функціонуванні підприємства і проекту

Аспект діяльності

Підприємство

Проект

Характер діяльності

Діяльність, яка постійно повторюється

Разове виконання конкретної роботи

Ступінь інтенсивності використання ресурсів

Відносно низька інтенсивність використання ресурсів

Висока інтенсивність ресурсів споживання

Тип проблем, що вирішуються

Рутинні проблеми, які часто зустрічаються у практиці роботи

Унікальні проблеми, які потребують виняткового вирішення, що не має аналогів

Персонал, залучений до роботи

Сталий колектив, налагоджені зв'язки

Тимчасовий колектив, можлива ротація кадрового складу

Ціна допущених помилок

Достатньо низька ціна управлінських прорахунків

Висока плата за припущені помилки

Використання накопиченого досвіду

Постійна можливість повернення до досвіду минулого

Необхідність пошуку оригінальних методів вирішення проблем

 

Для успішного здійснення проекту необхідно виділити його основні ознаки (рис. 1.3), які дозволять менеджерам використати необхідний інструментарій для реалізації проекту.

 

Рис. 1.3. Основні ознаки проекту

 

Зокрема, кількісне вимірювання означає, що оцінка проекту буде здійснюватися за числовими величинами, що описують результати проекту. А життєвий цикл охоплює всі фази розвитку проекту у часі.

Суть проектного менеджменту полягає в управлінні цілями організації, що дозволить компанії бути успішною в конкурентній боротьбі, швидко реагувати на зовнішні і внутрішні зміни, заощаджувати час і гроші. Саме ці три моменти: час, бюджет і якість робіт знаходяться під постійною увагою керівника проекту.

Проектна тріада (час, бюджет і якість робіт) є основними обмеження, що накладаються на проект.

Відповідно до загальноприйнятих принципів управління проектами вважається, що ефективне управління термінами робіт є ключем до успіху усіх трьох показників. Часові обмеження проекту є найкритичнішими. Там, де терміни виконання проекту суттєво затягуються, дуже ймовірними наслідками є перевитрата засобів і недостатньо висока якість робіт. Тому у більшості методів управління проектами основний акцент робиться на календарному плануванні робіт і контролі за дотриманням календарного графіка. З трьох основних обмежень найскладніше контролювати якість заданих результатів проекту.

За час застосування технології управління проектами була розроблена низка методик та інструментів, покликаних допомогти керівникам проектів управляти обмеженнями на проект, зокрема, методи побудови і контролю календарних графіків робіт, формування фінансового плану (бюджету) проекту, управління людськими і матеріальними ресурсами тощо.

Щоб отримати прибуток від реалізації проекту, необхідні ефективна координація і управління, які зможуть забезпечити прийняття необхідних рішень у потрібний час при повному усвідомленні наслідків.

Управління проектом — це діяльність, спрямована на реалізацію проекту з максимально можливою ефективністю при заданих обмеженнях за часом, коштами (і ресурсами), а також якості кінцевих результатів проекту.

Господарюючі суб'єкти у сучасному динамічному світі проектів розвиваються, стають більш зрілими і отримують вигоди від цього у вигляді визнання, авторитету, впливів тощо. Для того, щоб допомогти їм оцінювати і розвивати свої можливості по ефективній реалізації проектів, Американським Інститутом Управління проектами (РМІ) був запропонований стандарт ОРМЗ (Organization Project Management Maturity Mode) — Модель Організаційної Зрілості Управління Проектами. Виділяють три рівні зрілості суб'єктів господарювання, які запровадили управління проектами (стандарт ОРМЗ):

1)  управління проектами (РМЗ = Project Management Maturity Model);

2)  управління програмами й проектами (Р2МЗ = Programme and Project Management Maturity Model);

3)  управління портфелями, програмами й проектами (Р3МЗ = = Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model).

Компанія може перейти на новий рівень зрілості тільки після освоєння попереднього рівня, тобто для того, щоб якісно управляти портфелем проектів, необхідно спочатку освоїти управління проектом і програмою.

 

Джерело: Ноздріна Л. В., Ящук В. І., Полотай О. І. Управління проектами: Підручник / За заг. ред. Л. В. Ноздріної. — К.: Центр учбової літератури, 2010. — С. 5-14 (432 с.)




Подобные материалы:
Последние похожие материалы:

 

Управление проектами (логистика, транспорт и др.) Copyright © 2011-2016. При использовании материалов сайта - гиперссылка обязательна. All Rights Reserved.

Яндекс цитирования Анализ веб сайтов Яндекс.Метрика